Expedia HR Coordinator - München oder Berlin (12 Monate, befristet) in München, Germany

Expedia

Die Expedia-Gruppe setzt sich aus einem dynamischen Portfolio von weltweit führenden Reisemarken zusammen, die so gut wie jeden Aspekt des Reisens abdecken und sich sowohl an Leisure- wie Business-Reisende wenden. Hierzu gehören u.A. Egencia, Expedia, Hotels.com, trivago und homeaway.

Für unser zentrales EMEA HR Team suchen wir am Standort München oder Berlin schnellstmöglich eine/n

HR Coordinator (m/w) (befristet für 12 Monate)

In dieser Funktion verstärken Sie unser zentrales EMEA-Team von HR-Koordinatoren und sind verantwortlich für alle anfallenden administrativen Tätigkeiten im Personalbereich für den deutschsprachigen Markt. Sie unterstützen die Personalleiterin vor Ort durch umfassende kundenorientierte Beratung und den Support von Mitarbeitern in Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und -prozessen sowie den rechtlichen Anforderungen.

Zudem sind Sie ein aktives Mitglied des EMEA HR Operations-Teams und nehmen an Teamprojekten und HR-Aktivitäten für die gesamte Region teil. Die Position bietet Entwicklungsmöglichkeiten in Bezug auf die Unterstützung weiterer EMEA-Standorte.

Ihr Aufgabenfeld ist sehr vielfältig, daher verfügen Sie über erstklassige Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie die Kompetenz, bei mehreren Aufgaben Prioritäten zu setzen.

Ihre Aufgaben im Einzelnen:

  • Verwaltung der Einstellungs- und Austrittsprozesse; Organisation des ersten Arbeitstages für neue Mitarbeiter, Koordination und kurze Einführung zum Personalwesen
  • Vorbereitung arbeitsvertraglicher Unterlagen und Bearbeitung von Änderungen des Mitarbeiterstatus (z. B. Beschäftigungsverträge, Versetzungen im In- und Ausland, Korrespondenz zur Bestätigung geänderter Bedingungen und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen)
  • Sorgfältige Pflege und Aktualisierung aller Personaldaten und -systeme, Benutzerhandbücher und internen Richtlinien. Kooperation mit dem HRIS-Team beim Einreichen von Datenänderungen unter Einhaltung interner Gehaltsabrechnungsfristen
  • Verwaltung und Nachverfolgung von Abwesenheiten und Administration des Zeit- und Anwesenheitserfassungssystems
  • Koordination der Administration lokaler Leistungen (außerhalb der Regelleistungen des Unternehmens) und Bearbeitung von leistungsbezogenen Mitarbeiteranfragen.
  • Abwicklung der Mitarbeiterkorrespondenz (z. B. Beschäftigungsnachweise und Einstellungsbestätigungen)
  • Zeitnahe Bearbeitung der Anfragen im HR-Postfach
  • Unterstützung der Gehaltsabrechnung, Bereitstellung korrekter Daten. Sie dienen als Ansprechpartner bei Entgelt-bezogenen Mitarbeiteranfragen.
  • Kooperation mit den internationalen Gehaltsabrechnungsteams zur Gewährleistung der Erfassung und Überwachung aller Gehaltsabrechnungsdaten
  • Unterstützung des Personalleiters vor Ort und des EMEA HR Operations-Team bei allen anfallenden Projektaufgaben
  • Aktives Einbringen ins EMEA HR Operations-Team, Weitergabe von Fachwissen und gewonnenen Kenntnissen
  • Unterstützung bei der Erstellung der wöchentlichen Kennzahlen bezüglich des HR-Administrationsvolumens
  • Einreichen HR-bezogener Rechnungen und Überwachung der zeitnahen Rechnungsabwicklung
  • Kontinuierliche Überprüfung und Verbesserungsvorschläge für alle Administrationsprozesse und Arbeitsabläufe
  • Unterstützung bei der Entwicklung oder Erstellung von Richtlinien im Falle von Änderungen in der Gesetzgebung/bei Unternehmensprozessen
  • Betreuung allgemeiner personalrelevanter Fragestellungen/Themen in Zusammenarbeit mit dem Personalleiter vor Ort

Das wünschen wir uns von Ihnen:

  • Sie sind eine dynamische, ambitionierte und hoch engagierte Persönlichkeit
  • Sie haben idealerweise einen Hochschulabschluss oder eine vergleichbare Ausbildung mit aktiver Weiterbildung zum Erwerb einer anerkannten Qualifikation im Bereich Personalwesen
  • Erfahrung in einem schnelllebigem, sich stets verändernden Umfeld
  • Hohes Interesse an der Arbeit und beruflichen Weiterentwicklung im Personalbereich
  • Erfahrung im EMEA- und/oder internationalem Geschäft ist wünschenswert
  • Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse werden vorausgesetzt
  • Hohe Kundenorientierung, hohes Engagement für erstklassigen Kundenservice
  • Exzellente organisatorische Fähigkeiten
  • Kommunikative Persönlichkeit
  • Hohe soziale Kompetenz mit der Fähigkeit zum Aufbau von Beziehungen auf allen Ebene
  • Eigenverantwortliche, selbstständige Arbeitsweise und professionelles Auftreten gegenüber Kunden
  • Belastbarkeit
  • Proaktiver Self-Starter, der in einem sich kontinuierlich wandelnden Umfeld produktiv arbeitet
  • Strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit zum Setzen von Prioritäten
  • Gute Kenntnisse in MS Office, PowerPoint, Word und Excel

Weshalb Expedia?

Wir haben Persönlichkeit. Und zwar jede Menge! Wir haben Spaß. Wir lösen Probleme und entwickeln Ideen. Wir sind ein talentiertes und vielfältiges Team aus der ganzen Welt – so lernen und wachsen wir und haben Erfolg.

  • Moderne, zentral gelegene Büros
  • Fantastische Kolleginnen und Kollegen
  • Kaffee, Tee und Obst sind kostenlos
  • Zusätzliche Benefits: vergünstigte Reisen, Benefits Pass und Zusatz-Versicherung

Hinweis: Bitte bewerben Sie sich ausschließlich auf ENGLISCH. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um ein auf 12 Monate befristetes Beschäftigungsverhältnis handelt.

Based in either our Berlin or Munich office and part of a centralised EMEA team of HR Coordinators, you will be responsible for the full range of HR administrative activities for the Germany market and will support the local HR Manager in providing customer-focused comprehensive HR advice and support to employees in line with organisational policies, procedures and legal requirements.

Additionally, you will be an active member of the EMEA HR Operations team and participate in team projects and HR activities for the overall region. There is also the potential for this role to develop into providing support for additional EMEA locations.

The role is quite varied and the individual will be expected to have excellent organisational and communication skills and the ability to prioritise multiple tasks. Please note; this is Fixed Term Contract of 12 months.

Typical responsibilities include:

  • Manage the onboarding and exit processes; organise new starters’ first day, coordinate and run a short HR induction
  • Preparation of employment documents and processing of employment status changes (e.g. contracts of employment, domestic and international transfers, letters to confirm changes of terms, terminations)
  • Maintain and update accurately all HR records, systems, user guides and internal policies. Partnering with HRIS team to submit data changes in line with internal payroll deadlines
  • Manage the tracking of absences and administration of the time and attendance tool
  • Coordinate the administration of local benefits (outside of Company standard benefits) and respond to benefit related enquiries from employees.
  • Complete a variety of employee letters (e.g. employment verification and confirmation of employment)
  • Ensure queries in the HR mailbox are responded to in a timely manner
  • Support the processing of payroll, ensuring data accuracy and responding to employee queries regarding pay. Partner with international payroll team to ensure all payroll input is captured and audited
  • Support local HR Manager and EMEA HR Operations team with any project work
  • Actively participate in the EMEA HR Operations team, sharing knowledge and learnings
  • Support completion of weekly metrics regarding HR admin volume
  • Submit HR related invoices and ensure these are paid in a timely fashion
  • Constantly review and suggest improvements for all admin processes and ways of working
  • Support development or creation of policies according to changes in legislation/Company process
  • Support basic employment relations queries/cases in partnership with local HR manager

This role is ideal for an individual who is dynamic, ambitious and hard-working.

Education

  • Ideally educated to degree level or equivalent and working towards a recognised HR qualification
  • Experience

  • Experience gained in a fast paced, changeable environment (desirable to have previous HR experience)

  • Passion to work and develop career in HR
  • Desirable to have experience with EMEA and/or international operations
  • Knowledge and Skills

  • Fluency in English and German essential

  • A highly customer-orientated approach, committed to achieving excellent levels of customer service
  • Excellent organisational skills
  • Articulate and fluent communicator
  • Excellent interpersonal skills with ability to build relationships at all levels
  • Demonstrates a can do attitude and is pro-active and professional in all client contact
  • Proven ability to work well under pressure
  • Must be a proactive self-starter with the ability to work productively in an environment of continuous change
  • Must have attention to detail and ability to prioritise multiple tasks
  • Good working knowledge of MS Office, PowerPoint, Word and Excel

NB; Please submit your CV in English

We offer;

  • Modern, central offices
  • Fantastic colleagues
  • Free coffee, tea, fresh fruit
  • additional travel, food and insurance benefits

Why Expedia?

Personality. As in, lots of it. We know how to have fun. We love solving problems and creating ideas. We’re a team of talented and diverse people from all over the world – we learn, grow and succeed this way.

*LI-LN1

Expedia is committed to creating an inclusive work environment with a diverse workforce. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, religion, gender, sexual orientation, national origin, disability or age.

  • Posted 15 Days Ago
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